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Nota
Informativa / Informative Note
10 / 2005 Aclaración y correción del número de seguridad social : Afores / Aclaration and correction of social security number : Afores Octubre / October 2005 CAPIN, CALDERON, RAMIREZ Y GUTIERREZ-AZPE, S.C. |
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En la Circular Consar 47-2 se establecen los procedimientos a seguir para aclarar y corregir el Número de Seguridad Social (NSS) de los trabajadores que durante el trámite de registro, o por cualquier otro medio, hayan detectado que su número se encuentra asignado o pertenece a otra persona. El problema se presenta cuando dos o mas trabajadores tienen el mismo NSS o cuando un trabajador se registra en una Administradora de Fondos para el Retiro (Afore) con el NSS asignado por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) a otro trabajador. El trámite puede iniciarlo tanto el trabajador registrado en una Afore, como aquél que no se ha registrado en la misma y que tiene problemas en cuanto a su registro en la Afore. Debe iniciarse el tramite ante la Afore que este operando la cuenta individual identificada con el NSS compartido o invadido, a través de la presentación y exhibición de los siguientes documentos: • Formato HOM-05 para trabajadores reclamantes no registrados ante una Afore (“Solicitud de Regularización de Probable Homonimia” ), o Formato HOM-06 para trabajadores reclamantes registrados en una Afores (“Regularización de Probable Homonimia”); • Formato HOM-02, a través del cual el IMSS certifica su número y antecedentes afiliatorios del asegurado o Formato de Enlace IMSS-Infonavit-Afore, a través del cual el IMSS certificará los datos del trabajador registrado en el Catálogo Nacional de Asegurados a solicitud de una Afore; • Comprobantes de pago emitidos por los patrones del trabajador desde julio de 1997, y • Copias simples del documento probatorio de legitimación para realizar el trámite por parte del reclamante (Ej. Acta nacimiento, documentos migratorio, etc.); CURP e identificación oficial (Ej. Credencial para votar, pasaporte, cartilla militar, etc.) respectiva. Una vez recibida dicha solicitud, la Afore operadora de la cuenta individual identificada con una NSS sujeto a aclaración o correción, deberá notificar mediante correo certificado o mensajeria con acuse de recibo el inicio de dicho procedimiento al trabajador con quién se comparte el NSS, a efecto de adjuntarle los documentos referidos anteriormente para el inicio del procedimiento y que deberá presentar asimismo a la Afore (a través del sobre con porte pagado que le sea entregado), en un periodo de 30 días naturales o para que en su caso se presente de forma personal ante la propia administradora. Una vez remitida dicha documentación e información, la Afore deberá declarar el trámite como: (i) procecedente, (ii) improcedente u (iii) ordenará la separación por unificación (en casos en los que alguna de las cuentas individuales haya sido anteriormente unificada de manera indebida). Después de que se clasificó el trámite que corresponda llevar a cabo, las Afores involucradas en conjunto con el IMSS, Infonavit y Procesar (empresa que maneja la Base de Datos Nacional del SAR) llevaran a cabo los siguientes actos: • Asignación de un NSS separador para aquellos trabajadores que comparten una cuenta sujeta a aclaración o correción; • Separación de cuentas individuales, para lo cual deberán abrirse cuentas individuales con el NSS certificado por el IMSS; • Asignación de un NSS unificador, que será el número que el IMSS certificará como definitivo en aquellos casos en que se le haya otorgado a un trabajador más de un número con el cual deberá identificarse su cuenta individual; • Unificación de la cuentas individuales que proceda; • Modificación de los datos de identificación de las cuentas individuales, y • Identificación de los registros patronales correspondientes a los periodos trabajados del 1 de julio de 1997 en adelante, de cada trabajador involucrado en el presente proceso, así como su salario base de cotización. Es importante señalar que si la cuenta individual de un trabajador que realiza el tramite de aclaración o correción ha sufrido algún retiro o disminución de recursos, la Afore, el IMSS o Infonavit, deberá resarcir al trabajador afectado, no obstante estas Intituciones podrán ejercer las acciones necesarias para recuperar del trabajador que obtuvo un beneficio indebido, tales montos. Finalmente, y para concluir con el trámite referido, las Afores se encuentran obligadas a enviar a los trabajadores involucrados un informe que reflejará el detalle de los movimientos efectuados. Para información adicional, por favor no dude en comunicarse con los miembros de nuestra Área Laboral. Raúl
Romero Trejo Jesús
Cantú Garza Luis
Ernesto Flores Álvarez Juan
José Ibáñez de la Calle Yanic
Hernández Martínez Andrew
R. Grepe Stockdale
Galileo
55, 1er Piso |
Consar Bulletin 47-2 established sets forth the procedures for correcting and clarifying the employee´s Social Security Number (SSN) that during the process of registry, or by any other way, have found out that their number has been givenor belongs to other person. The problem arises when two or more employees have the same SSN or when an employee registers in a Pension Fund Management Company (Afore) with the SSN which has been already given to a different employee by the Mexican Social Security Institute (IMSS). The process may be initiated either by an employee registered in an Afore or by an employee who has not been registered thereto and who has problems upon its registration to an Afore. The procedure must be initiated with the Afore that is currently operating and handling the employee’s individual account which is identified with the SSN that is shared or invaded, through the filing and display of the following documents: • Layout HOM-05 for petitioner employees not register to an Afore (“Application for standarizing a Probable Homonimia“), or Layout HOM-06 for petitioner employees register with an Afore (“Standarizing of Probable Homonimia”); • Layout HOM-02, by means of which IMSS certifies that the number and affiliatory background of an insured employee or Layout for linking IMSS-Infonavit-Afore, through which IMSS certifies the employee’s data registered in the National Roster of Insured Employees upon an Afore petition • Payment receipts issued by the employers of the employee since July of 1997, and • Simple copies of the petitioner´s validating documents to carry out the application process (E.g. Birth certificate, migratory document, etc.); CURP and official identification (E.g.. Voting identification, passport, military certificate, etc.) thereto. Once said petition is received, the Afore which is operating the individual account that is identified with a SSN subject to correction or clarification, must notify through certified mail or courier service with certified delivery the beginning of the process to the employee with whom the SSN is shared, in order to attach the aforementioned documents in order to start the procedure (through postal prepaid envelope that is delivered), within a period of 30 natural days or in person through a personal filing with the corresponding administration. Once the documents and information is filed, then the Afore must declare that the process is: (i) admissible, (ii) unadmissible or (iii) order the separtion by unification (in cases in which one of the individual accounts have been previously unified in an improper way). After the corresponding process has been classified, then the involved Afores in connection with IMSS, Infonavit and Processar (entity which handles the National Data Base of SAR) will carry out the following actions: • Assignment of a splitting SSN for said employees that share an account subject to correction or clarification; • Splitting of individual accounts, therefore said individual accounts must be open with the SSN duly certified by the IMSS; • Assignment of an united SSN that will be the number that the IMSS certifies as definitive in said cases on which there has been assignated more that one number to an employee that must be used to identify his individual account; • Uniffication of individual accounts thereto; • Amendment of identification data of the individual accounts and, • Identiffication of the employer´s registries corresponding to the worked periods from July 1st, 1997 thereof, of each employee involved in this process, as well as its base salary for purposes of social security payments. It is important to point out that if an employee who is acting as a petitioner for clarification or correction of his/her individual account has suffered a withdraw or decrease on his/her capital, then IMSS, Infonavit or Afore must compensate the affected employee, nonetheless said Institutions will have the right to execute the necessary actions to recover the paid amount from the employee who has received the improper payments. Finally, and for ending the referred procedure, the Afores are bound to send to the involved employees a formal statement that shows in detail the corresponding movements. For additional information, please do not hesitate to contact any of the members of our Labor Area. Raúl
Romero Trejo Jesús
Cantú Garza Luis
Ernesto Flores Álvarez Juan
José Ibáñez de la Calle Yanic
Hernández Martínez Andrew
R. Grepe Stockdale
Galileo
55, 1er Piso |
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Raúl
Romero Trejo Luis
Ernesto Flores Álvarez
Jesús
Cantú Garza
Ernesto Fernando Martínez Flores
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NOTA IMPORTANTE: Esta nota informativa ha sido preparada
por el Área Laboral de Capin, Calderon, Ramirez y Gutierrez-Azpe,
S.C., para nuestros clientes y asociados. Toda vez que la información
contenida en la presente nota es simplemente de carácter general,
la Firma no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones, sin importar
su causa. La información emitida en esta Nota no debe ser tomada
como una opinión legal y no debe considerarse como substituto de
una asesoría profesional específica sobre casos particulares.
Si necesita asesoría con relación a problemas individuales
o cualquier otra asistencia legal, nos dará mucho gusto proporcionárselas.
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IMPORTANT NOTICE: This informative note has been prepared
by the Labor Area of Capin, Calderon, Ramirez y Gutierrez-Azpe, S.C., for
our clients and associates. Due to the fact that the information contained
in this bulletin is given in general terms, the Firm do not assume any responsibility
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emitted in this note does not have to be taken as a legal opinion and does
not have to be considered like substitute of a specific professional consultant's
office on particular cases. If it’s needs consultant's office in relation
to individual problems or any other legal attendance, it will be pleasant
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